تنظيم الوقت أول خطوات النجاح كلنا نمتلك نفس الأربعة وعشرين ساعة التي يمتلكها العديد من الشخصيات الناجحة، ولكنهم تمكنوا من إدارة وقتهم بشكل سليم وفعال، وإدارة أو تنظيم الوقت لا تعني القيام بالعديد من المهام في أقل وقت ولكن الهدف منه هو تحقيق إنجازًا ملموسًا.
وطبقًا لما قاله الدكتور إبراهيم الفقي أحد كتاب التنمية البشرية المصريين إن التحرر من أكذوبة عدم وجود الوقت الكافي هي أولى محطات الانطلاق نحو حياة منظمة واستغلال أمثل للوقت والحياة عامة.
فما هو مفهوم تنظيم الوقت وإدارته وأهميته بالنسبة للفرد أيًا كانت مهنته سواءً كان طالباً أو صاحب عمل أو حتى ربة منزل وأهم النصائح التي يمكن الاستعانة بها من أجل تنظيم الوقت وتقسيمه بشكل ناجح وفعال كل هذا وأكثر سنجيب عليه من خلال الفقرات التالية، بالإضافة إلى أهم المشكلات المترتبة على سوء إدارة الوقت.
نصائح لتنظيم الوقت بشكل فعال وسليم
مفهوم إدارة أو تنظيم الوقت
يقصد بمفهوم تنظيم الوقت أو إدارته في كتب تنمية بشرية أنه النجاح في التحكم بالوقت المطلوب لأداء مهمة معينة أو عمل محدد بطريقة أكثر استغلالًا وذكاءًا.
والهدف من ذلك هو تحقيق أعلى كفاءة ممكنة وحل المعادلة الصعبة من خلال تحقيق التوازن بين أداء المهام المطلوبة بشكل ناجح وفعال وإيجاد وقت كاف للحياة الشخصية والإجتماعية من خلال الاستمتاع بأكبر قدر من وقت الفراغ.
أهمية تنظيم الوقت
من أقوال الحكماء في حسن إدارة وتنظيم الوقت أن قضاء سبع ساعات في التخطيط ووضع أفكار ممنهجة أفضل من قضاء سبعة أيام دون توجيه أو هدف، لذا يجب علينا استثمار الوقت بشكل صحيح، والنقاط التالية ستساعدنا في فهم أهمية تنظيم الوقت.
تعزيز القدرة على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب
تحرر الشخص من الضغوطات الموجودة عليه يساعده على النجاح في اتخاذ قراراته في الأوقات المناسبة، ويعد تنظيم الوقت وحسن إدارته أهم أسباب التخلص من هذه الضغوط العصبية والتحرر منها.
إنجاز أكبر قدر من المهام بأقل وقت ومجهود
في حالة اتباع جدول منظم لكافة المهام المطلوبة وإنهائها في الوقت المحدد لها يتمكن الشخص من إنجاز أكبر عدد منها في أقل وقت ممكن، وبالتالي بذل مجهود أقل وبدون الحاجة إلى التفكير المفرط في كيفية إنجاز المهام المتراكمة.
جعلك شخص أكثر نجاحًا وإنجازًا
أخبرونا قديمًا في المدارس أنه لا يجب علينا تأجيل عمل اليوم إلى الغد، والشخص الناجح هو من يستطيع إنجاز مهام اليوم قبل مجئ الغد، فكلما كان الشخص أكثر إلتزامًا بتنفيذ وإنجاز ما تم تسجيله ضمن مهام اليوم كلما كان أكثر نجاحًا في نظر نفسه قبل الناس.
وبالتالي اكتساب المزيد من الثقة بالنفس وتعزيز قدرته على تحقيق المزيد من النجاحات.
إيجاد فرص أكبر للتعلم واكتساب مهارات جديدة
قد يكون العائق الوحيد أمام العديد من الأشخاص من أجل اكتساب مهارات جديدة أو تعلم نشاط جديد هو عدم إيجاد الوقت الكافي، ولكن السبب الحقيقي هو سوء إدارة الوقت وعدم تنظيمه.
فجميعنا لديه الكثير من الوقت الذي يمكن أن يقضيه في العديد من الأشياء غير المهمة ولكن الفكرة في حسن استغلال هذا الوقت في كل ما هو مفيد وهادف.
مقاومة النسيان وتقوية الذاكرة وزيادة التركيز
في حالة تراكم العديد من المتطلبات على الفرد فإنه قد يصاب بضعف التركيز وفقدان القدرة على التذكر، وترجع هذه المشكلة للعديد من الأسباب أولها التأجيل أو التسويف.
لذا تكمن أهمية تنظيم الوقت في التغلب على هذه المشكلة، بل على العكس فإدارة الوقت تساعد على تعزيز عملية التذكر وزيادة قدرة العقل على التفكير بشكل أفضل، كما يعمل تنظيم الوقت أيضًا على الآتي:
- مساعدتك على تخفيف حدة التوتر والضغط العصبي.
- أن تحصل على أكبر قدر من أوقات الفراغ.
نصائح من أجل تنظيم الوقت
إيمانًا منا بأهمية تنظيم الوقت وحسن إدارته وضعنا بين أيديكم مجموعة من أفضل النصائح التي يمكن الرجوع إليها والاستعانة بها لضمان استغلال الوقت بأفضل شكل ممكن، وتتلخص هذه النصائح في مجموعة النقاط التالية:
ترتيب أولوية المهام من حيث الأهمية
تعد خطوة تحديد المهام وترتيبها من أهم خطوات وقواعد إدارة الوقت وتنظيمه وحسن استغلاله بشكل أمثل، حيث ينبغي على الفرد تسجيل وكتابة كافة المهام المطلوب منه إنجازها بشكل يومي والبدء في تنفيذ الأكثر أهمية أولًا.
لأنه بمجرد الانتهاء منها ستشعر حينها بتحقيق إنجازًا كبيرًا في بداية اليوم وأنه بإمكانك تنفيذ الكثير من المهام الأخرى حتى ولو كانت أقل أهمية.
البعد عن كل ما يشتت الانتباه
في ظل الظروف التي نعيشها حاليًا ومع الطفرات التكنولوجية التي تشهدها الأجيال الحالية أصبح هناك العديد من مشتتات الانتباه حول الفرد الواحد، فقديمًا كان هناك التلفزيون فقط.
أما الآن أصبحت هناك أشكال عديدة منها مواقع التواصل الإجتماعي وألعاب المحاكاة مثل البابجي وغيرها، لذا ينبغي على الفرد الابتعاد عن كل ما يشتت انتباهه ويسرق منه الوقت دون أن يشعر.
العمل على الاستيقاظ مبكرًا والنوم مبكرًا
النوم مبكرًا والاستيقاظ مبكرًا هي أولى خطوات نجاح العديد من العظماء والشخصيات الناجحة، فهذه الخطوة تساعد الجسم على أخذ القسط الكافي من الراحة والنوم.
وفي نفس الوقت تمكن الفرد من استغلال يومه بشكل أمثل، حيث يتيح له الفرصة باستغلال ساعات النهار الأولى لإنجاز العديد من المهام، وكما قال رسولنا الكريم في البكور بركة.
الحرص على أخذ قسط كاف من النوم
قد يعتقد البعض أنه كلما استغنى الشخص عن عدد من ساعات نومه كلما كان أكثر نجاحًا في استغلال الوقت بالشكل الأمثل، ولكن جسم الإنسان يحتاج إلى الراحة من خلال النوم لفترة تتراوح بين 6 إلى 8 ساعات على الأقل يوميًا حتى يتمكن العقل من التفكير بشكل سليم.
وفي حالة إرهاق الجسم بالسهر والاستيقاظ لساعات أطول فإن إنتاجية الفرد تقل بشكل ملحوظ.
مراقبة الوقت والحرص على استغلاله بشكل أمثل
من الضروري جدًا أن يراقب كل فرد نفسه وهو يستغل وقته على مدار اليوم، بل ومحاسبة النفس في نهاية كل يوم إذا قام بإهدار الوقت أو عدم استغلاله بالشكل الأمثل، لأن الوقت بمثابة أمانة يجب استغلالها بالشكل الأمثل، لذا تعد مراقبة الوقت وحرص الفرد على حسن إدارة وقته واستغلاله من أولى خطوات طريق النجاح.
جعل المهام الأساسية في صورة مهام يومية
لكل منا مجموعة من المهام أو الأنشطة التي يقوم بها تقريبًا بشكل يومي، كالذهاب إلى النادي أو قراءة كتاب معين أو العزف على آلة موسيقية واكتساب مهارة جديدة.
فإذا كانت أي من الأمور السابقة أو ما يشابهها بمثابة نشاط يومي أو جزء من يومك يمكنك اعتمادها وتحويلها إلى عادة يومية لأن ذلك سيساعدك كثيرًا على الانتظام عليها وإنجازها بشكل أفضل.
تحديد الوقت الكافي لإنجاز كل مهمة والالتزام به
قيام الفرد بتحديد وقت معين وليكن ساعة أو ساعتين لإنجاز وإنهاء مهمة محددة أفضل من ترك الوقت مفتوحًا حتى يتم الانتهاء منها، لأن تحديد الوقت يكون بمثابة حافز أو دافع لإنجاز المهمة بشكل أسرع، حتى ولو تطلب الأمر لأخذ المزيد من الوقت لأنه سيكون محسوبًا بالدقيقة.
الحرص على الواقعية في تحديد المهام والوقت المطلوب لها
ليس الهدف من وضع أكبر عدد من المهام ضمن جدول زمني قصير، ففي حالة فشل الفرد في إنجاز المهام المطلوبة منه في الوقت الذي قام بتحديده من الممكن أن يصاب بالإحباط أو الفشل، لذا ينبغي عليه توخي الواقعية في تحديد الوقت الكافي لإنجاز كل مهمة حتى لا يقع في نفس المشكلة.
وضع خطة حالية لليوم الحالي وخطة مستقبلية أيضًا
من المهم ألا يقتصر الأمر على وضع خطة يومية لمهام اليوم فقط، إذ ينبغي على الفرد وضع خطط مستقبلية على المدى البعيد لكافة الأشياء الواجب الانتهاء منها في خلال الأسبوع أو الشهر المقبل أو حتى مع نهاية السنة، فوضع الخطط الممنهجة تكون بمثابة حافز ودفعة للأمام.
كما أنها تساعد الشخص على ترتيب وتنظيم أفكاره وترتيب أولوياته بشكل أفضل.
طلب المساعدة من الغير إذا تطلب الأمر
ليست هناك أدنى مشكلة في حالة قيام الشخص بطلب المساعدة من الغير إذا استدعى الأمر ذلك أو في حالة تزايد المهام عليه.
فطلب المساعدة سيخفف الكثير من الأعباء من فوق عاتق الشخص بل وسيدفعه إلى إنجاز المهام بشكل أفضل، فالمشاركة ترفع من الروح المعنوية والهمة لدى الأفراد، وهي واحدة من أبرز أسباب النجاح والوصول إلى أعلى الدرجات.
تجديد الطاقة ومكافأة النفس عند إنجاز المهام
تشجيع النفس ومكافأتها من أهم خطوات نجاح الفرد، فلكل منا أمر محبب له يسعد عندما يقضي وقت فراغه وهو يفعله، كمشاهدة برنامج مفضل أو الاستمتاع بقراءة كتاب جديد أو حتى تصفح مواقع التواصل الاجتماعي.
ففي حالة قيام الفرد بإنجاز عدد كبير من المهام في أقل وقت ممكن يمكنه تشجيع نفسه ومكافأتها بعمل أي نشاط مفضل لديه والاستمتاع بذلك.
مشكلات وعقوبات سوء إدارة الوقت
قد يظن الكثيرين أن مسألة تنظيم الوقت بالأمر الهين أو البسيط وأن الأمر مقتصر فقط على استغراق المزيد من الوقت لإنجاز المهام المطلوبة، ولكننا نغفل أيضًا عن الحكمة التي تقول أن الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك، وأن أول ما يُسأل عليه الفرد أمام الله يوم القيامة وقته فيما أفناه.
هذا وبالإضافة إلى أنه من أبرز المشكلات المترتبة على سوء تنظيم الوقت وإدارته ما يلي
- توتر العلاقات وتخبطها بين الفرد وزملائه سواء في العمل أو في الدراسة أو حتى بين الفرد ومن يرأسه سواء كان معلمًا أو مديرًا.
- ضعف التركيز وفقدان القدرة على التفكير المنظم والفشل في ترتيب الأفكار نتيجة كثرة التسويف والتأجيل.
- التأخير في إنجاز المهام وتسليمها في الوقت المحدد وبالتالي تراكم المزيد من المهام والمتطلبات على الفرد ومن ثم ضعف كفاءة النتائج التي تم الحصول عليها.
- قلة اكتساب المهارات الجديدة والتأخر في التعلم وبالتالي نقص المستوى المهني العام للفرد.
- حدوث خلل أو تقصير بشكل عام في حياة الفرد العملية وحتى الشخصية.
- إصابة الفرد بالضغط العصبي والتوتر نتيجة التفكير الزائد وعدم القدرة على إنجاز المهام المتراكمة عليه ومن ثم الإصابة باليأس والإحباط وعدم العدم القدرة على تحقيق النجاحات والإنجازات.
- فقدان القدرة على الالتزام بالمواعيد المتفق عليها وبالتالي فقدان الشخص ثقته بنفسه ومن حوله به.
في ختام موضوعنا الذي تناولنا من خلاله أهمية تنظيم الوقت ومفهوم إدارة الوقت وتدبيره، طرحنا لكم مجموعة من أفضل النصائح التي يمكن الاستعانة بها لتقسيم الوقت وتنظيمه بأفضل طريقة ممكنة، بالإضافة إلى أهم المشاكل المترتبة على سوء إدارة الوقت، ونظرًا لأهمية استغلال الوقت قال أحد الحكماء قديمًا:
“الوقت من ذهب إن لم تدركه ذهب”.
المصادر
حمّل التطبيق
آخر المراجعات